Chargé(e) de mission formation et gestion administrative

Description de l'entreprise

alfie formation est un organisme de formation au marketing digital en France : 180+ formateurs sélectionnés pour leur expérience terrain, 220+ programmes personnalisables du débutant à l’expert et le financement des formations jusqu’à 100% grâce à la certification QUALIOPI. Notre promesse est de répondre à tous les besoins en formation au marketing digital, à la fois au travers de notre réseau de formateurs et de notre capacité à créer des formats adaptés au niveau et au rythme qui convient à chacun.

Le poste et ses missions

Nous sommes à la recherche de notre chargé(e) de mission formation & gestion administrative. Tu auras en charge la gestion administrative des dossiers de formations, les tâches administratives courantes (mail, courrier, échanges clients & fournisseurs), le rapprochement bancaire, la facturation, les suivis des règlements, le suivi réglementaire de l’activité de formation.

Gestion et développement des formations

• Constituant une part importante et significative de sa mission, la personne recrutée devra :
• Assurer la gestion administrative de l’organisme de formation dans le cadre de la certification Qualiopi
• Analyse et prise en charge des inscriptions
• Suivi administratif des inscriptions et des paiements en relation avec les financeurs (OPCO, CPF, France Travail …)
• Établissement des documents de formation (devis, factures, émargement, attestations de présence …)
• Recueil et analyse des évaluations de formation, remontées des observations
• Constitution des dossiers de formation (centralisation et stockage des éléments répondant aux critères de qualité Qualiopi)
• Actualisation de l’extranet dédié à l’organisme de formation (Digiforma x Notion)
• Gestion de la relation stagiaires et formateurs
• Organiser et mettre en œuvre les formations (à distance et en présentiel), en assurant leur bon déroulement (réservation de salles, achats, support technique …)
• Participer à la coordination pédagogique, en lien avec la référente pédagogique (organisation des réunions pédagogiques, rédaction de comptes-rendus de réunions)
• Mettre en œuvre et contribuer au développement de l’offre de formation (nouvelles actions), en coopération avec Amélie, notre animatrice réseau, et la direction
• Contribuer à la veille pédagogique et réglementaire dans le domaine de la formation ; être force de proposition auprès de la direction sur les innovations et les évolutions

Gestion administrative des autres activités de notre centre de formation :

• Assurer l’accueil téléphonique
• Gérer le courrier et la messagerie électronique
• Assurer la gestion des adhésions
• Classer les documents administratifs
• Assurer la gestion et le pilotage de notre certification Qualiopi
• Gérer la facturation, les règlements et le lettrage bancaire

Le profil recherché

Rigueur, autonomie et excellentes capacités organisationnelles
– Qualité relationnelle
– Aisance rédactionnelle et bonne maîtrise de l’orthographe
– Aptitude à travailler en équipe
– La maîtrise des outils suivant est un réel plus : Digiforma, Pennylane, Notion

• Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine de la gestion administrative
  – Une connaissance des secteurs de la formation et de l’univers du digital serait particulièrement appréciée